NUR AUTO: PEMANTAUAN PRESTASI PEKERJA

Dalam sesebuah organisasi syarikat, penilaian prestasi pekerja sangat penting bagi meningkatkan produktiviti syarikat. Melakukan penilaian prestasi pekerja dapat memajukan masa depan pekerja ke pangkat yang lebih tinggi. Beberapa perkara dalam menentukan penilaian prestasi pekerja ini, antaranya ialah:-

1. Jenis-jenis penilaian pekerja/staf

2. Rekod kakitangan

3. Kemahiran menilai staf/pekerja

4.1 JENIS-JENIS PENILAIAN PEKERJA/STAF

1. Terdapat beberapa istilah yang digunakan selain daripada istilah penilaian pekerja atau penilaian prestasi.

2. Walau bagaimanapun istilahnya, ia mempunyai asas dan tujuan serta pengertian yang sama .

3. Antara istilah-istilah lain yang di gunakan ialah :

a.    Merit rating.
b.    Staff appraisal.
c.    Performance evaluation.
d.    Efficiency report.
e.    Employee appraisal.
f.     Performance review.

4. Mengikut James A. F. Stoner “ management ” ( 1987 ) Hal 547 , penilaian prestasi membawa makna:

“Merujuk kapada proses menyampaikan balik
kapada sarbodinat (pekerja bawahan) secara berterusan tentang sebaik
mana mereka menjalankan tugas untuk organisasi”.

5. Stoner berpendapat bahawa kemajuan seseorang pekerja bawahan hendaklah melalui satu proses yang berterusan.

6. Proses ini mengikut jangkamasa yang ditetapkan atau bila mana ia difikirkan perlu.

7. Pekerja yang dinilai hendaklah diberitahu secara lisan atau bertulis berkenaan dengan prestasinya sepanjang jangkamasa kajian itu.

8. Ia adalah komunikasi dua hala yang mempunyai kebaikan-kebaikan berikut :

a. Pekerja yang dinilai berpeluang mengetahui kelmahannya dan perlu dipertingkatkan.

b. Memberi peluang kapada pekerja mengemukan pendapatnya.

c. Penilai dapat mengetehui bidang kelemahan yang wujud dengan tepat untuk mencari jalan pembaikan yang praktikal.

d. Penilai dapat mengeksploitasi pendapat dari pekerja ke arah memajukan prestasi dengan menguntungkan organisasi.

9. Mc Gregor (1960 : 257-259 ) pula berpendapat bahawa penilaian prestasi :-

a. selalunya dipandang sebagai suatu bentuk teknik pentadbiran personel.

b. Tetapi ianya digunakan untuk tujuan pentadbiran,

c. Ianya menjadi sebahagian dari strategi pengurusan yang logiknya bertujuan untuk mengarahkan pekerjanya supaya menunjukkan usaha ke arah mencapai matlamat organisasi.

d. Pengurusan hendaklah memberitahu pekerja-pekerjanya apa yang perlu mereka buat, menilai pencapaian mereka, seterusnya memberi ganjaran mengikut keadaan.

10. Dale (1970 : 257 ) pula menyatakan penilaian sistematik ke atas seseorang individu berkaitan prestasi pekerjaan dan potensinya untuk membuat sesuatu definasi.

11. Ini adalah sesuai dengan pendekatan penilaian prestasi dalam industri moden masakini kerana keputusan pencapaian digunakan untuk tujuan pembangunan .

12. Menurut Mondy dan Noe ( Mondy , 1990 : 382-387 ) penilaian prestasi adalah bertujuan untuk :

a. Perancangan sumber manusia

b. Pengambilan dan pemilihan pekerja

c. Pembangunan sumber manusia

d. Perkembangan kerjaya

e. Ganjaran

f. Perhubungan pekerjaan

g. Menilai potensi pekerja

13. Kebiasaanya, terdapat dua jenis penilaian prestasi kerja iaitu:-

a. Penilaian informal.

1. Penilaian informal dilakukan dari hari ke hari.

2. Penyelia secara spontan memberitahu tahap kerja yang dibuat oleh seseorang pekerja itu memuasan atau tidak.

3. Penilaian secara informal juga berlaku apabila seseorang pekerja menemui pengurusnya atau penyelianya untuk memgetahui komen pengurus atau penyelia itu terhadapnya.

4. Keadaan ini bagaimanapun bergantung setakat mana rapatnya hubungan di antara pihak pengurus dengan pekerjanya itu.

5. Penilaian prestasi secara informal biasanya berlaku di dalam organisasi yang kecil dan tidak ramai pekerja.

6. Ianya juga boleh meningkatkan prestasi dan menghindarkan sebarang bentuk kemerosotan prestasi dengan lebih buruk kerana penilaian dibuat dengan cepat.

b. Penilaian sistematik.

1. Penilaian bersistematik pula dilakukan dengan menggunakan kaedah-kaedah tertentu ( formalized basis )

2. Ianya dibuat dalam jarak masa setahun sekali ataupun setengah tahun sekali (Stoner, 1980 : 423 ).

3. Cara ini menggunakan format tertentu dan kreteria-kreteria yang telah ditetapkan oleh satu-satu organisasi.

4.2 REKOD KAKITANGAN

1. Rekod Peribadi/kakitangan adalah perkara yang mengandungi semua maklumat berkaitan dengan peribadi Warga Kerja.

2. Anratanya ialah seperti

a. maklumat peribadi,

b. maklumat keluarga,

c. maklumat akademik,

d. maklumat kecacatan,

e. maklumat bahasa,

f. maklumat pengalaman bekerja,

g. maklumat persatuan dan

h. lain-lain maklumat yang berkaitan.

3. Maklumat ini penting untuk mengetahui data asas.

4. Tujuan rekod kakitangan ialah

a. Memudahkan perolehan dan pengemaskinian rekod peribadi seseorang pemilik kopetensi.

b. Perkongsian maklumat sesama fungsi dan antara organisasi.

c. Supaya pemilik kompetensi mencapai dan memastikan ketepatan rekod peribadi.

d. Pemilik kopentensi mengemaskini rekod-rekod peribadi.

e. Membolehkan organisasi mengumpul dan membuat analisis maklumat terkini.

f. Memudahkan perkongsian maklumat antara bahagian/seksyen/jabatan/unit.

5. Rekod-rekod peribadi ini, akan disimpan di dalam fail.

6. Terdapat pelbagai format contoh borang rekod peribadi/kakitangan. Dibawah ditunjukkan contoh tersebut.

Borang penilaian kakitangan

Personnel appraisal form

1. Borang penilaian prestasi digunakan untuk mengukur prestasi pekerja secara sistematik.

2. Borang ini biasanya telah ditetapkan oleh pikah syarikat.

3. Contoh borang seperti di bawah:-

BORANG PENILAIAN PRESTASI NAMA PEKERJA :______________________________________________________ NO. PEKERJA :________________ JABATAN/BAHAGIAN/SEKSYEN/UNIT:___________________________________
BIL.	PERKARA		YA	TIDAK
1	Adakah pekerja menjalankan tugas seperti yang diarahkan oleh majikan? Sekiranya tidak, nyatakan sebab
2	Adakah pekerja hadir pada masa yang ditetapkan? Sekiranya tidak, nyatakan sebab
3	Adakah pekerja mengikut arahan dan menjalankan kerja mengikut peraturan keselamatan yang ditetapkan? Sekiranya tidak, nyatakan sebab
4	Adakah pekerja mempunyai kemahiran, pengetahuan, dan keupayaanserta kelayakan dalam menjalankan tugas yang diarahkan? Sekiranya tidak, nyatakan sebab
5	Huraikan tindakan khusus yang perlu diambil untuk mempertingkatkan prestasi kerja.
Penilaian ini dibuat berdasarkan pemerhatian dan penelitian saya terhadap pekerja yang terlibat. Penyelia _________________________________ Nama : No. Pekerja :		Saya telah melalui penilaian yang telah dijalankan dan saya bersetuju dengan sebarang keputusan yang dibuat. Pekerja Yang Dinilai _________________________________ Nama : No. Pekerja:

4.3 KEMAHIRAN MENILAI STAF/PEKERJA

1. penilaian prestasi yang baik tidak seharusnya menetapkan satu-satu tempoh masa yang khusus atau tertentu .

2. Pengurus sepatutnya sentiasa bersedia untuk melakukan penilaian prestasi apabila masalah didapati ianya berlaku berulangkali dan berlarutan.

3. Begitu juga jika didapati seseorang pekerja itu mencapai peningkatan yang baik.

4. Kerjanya harus dinilai dan dicatat untuk memberi perangsang kapadanya supaya lebih kreatif dan rajin (Micheal, 1985: 34).

5. Dengan itu para pengurus hendaklah menentukan agar penilaian prestasi ini dilakukan secara berterusan atau dibuat dalam jangkamasa yang difikirkan sesuai dan ada kesinambungan.

6. Dalam kebanyakkan organisasi, jabatan sumber manusia akan bertanggungjawab untuk membentuk atau merangka program penilaian prestasi .

7. Bagaimanapun , tanggungjawab untuk membuat penilaian prestasi berbeza dari satu organisasi ke satu organisasi yang lain .

8. Pengurus kini mestilah terlibat secara langsung dalam aktiviti.

9. Stoner ( 1986 : 424 ) organisasi biasanya membuat penilaian prestasi melalui pendekatan-pendekatan yang berikut :

a. Ketua menilai pekerja –

1. Cara ini digunakan dikebanyakkan organisasi .

2. Namun begitu halacara lain telah mula menjadi popular dan mengantikan cara ini.

b. Satu Kumpulan ketua memberi nilaian kerja -

1. Ini dibuat dimana satu jawatankuasa penilaian ditubuhkan untuk membuat penilaian

2. Ini dilakukan dengan menggunakan borang penilaian yang berbeza .

3. Cara ini dikira lebih memberi kesan kerana nilaian mengikut pandangan ramai.

4. Ianya mengambil masa yang lama dan memungkinkan hilangnya perasaan akauntibiliti pekerja keatas hakikinya ( Immediate superior ) .

c. Kumpulan rakan sekerja

1. Nilaian dibuat oleh teman sekerjanya yang mempunyai taraf yang sama di dalam organisasi.

2. Organisasi perniagaan jarang menggunakan cara ini kerana sukar mendapatkan para penilai terutama sekali bila nilaian itu bertujuan untuk kenaikan gaji atu pangkat.

3. Biasanya cara ini digunakan oleh tentera khasnya di pusat latihan untuk mengenalpasti potensi kepimpinan .

d. Pekerja menilai ketua

1. Ini biasanya dibuat di maktab-maktab atau pusat pengajian bila mana pelajr-palajar diminta menilai tenaga pengajar mereka .

2. Sungguhpun penggunaan cara ini tidak meluas di kalangan organisasi perniagaan , tetapi ianya digunakan sebagai satu cara untuk menilai prestasi kerja pihak pengurusan untuk membantu mereka memperbaiki prestasi .

e. Menilai diri sendiri.

1. Pekerja-pekerja diberi peluang untuk menilai dirinya sendiri.

2. Biasanya peluang ini diperolehi dalam organisasi di mana pengurusnya memberi keutamaan kapada penglibatan pekerja dalam setiap aktiviti organisasinya .

3. Bagaimanpun cara ini hanya akan berkesan jika pekerja itu mengetahui apakah objektif yang patut mereka capai ataupun pencapaian yang patut mereka lakukan.

4. Salah satu kebaikan cara ini ialah ia boleh membuatkan pekerja lebih bermotivasi dan bertanggungjawab ( Mondy , 1990 : 391 ) .

f. Campuran

1. Cara ini sesuai untuk mencari jawapan saja .

2. Sebenarnya pengurus sepatutnya diberi tanggungjawab membuat penilaian.

3. Seseorang pengurus mungkin akan dinilai secara berasingan oleh pekerja bawahanya .

4. Boleh juga oleh dua atau tiga orang rakannya dan oleh beberapa orang pegawai atasanya.

5. Cara ini menurut Mondy ( Mondy , 1990 : 392 ) akan memberi makna yang sebenar kerana penilaian yang dibuat oleh penilai-penilai yang berasingan ini akan mengambarkan prestasi sebenar seseorang.

10. Di dalam usaha untuk mengujudkan satu cara atau format penilaian prestasi yang baik dan menepati kehendak dan objektif organisasi, beberapa ciri nilaian haruslah tidak dilupakan dan perlu diberi perhatian. Ciri-ciri nilaian itu ialah:-

1. Ciri-ciri Pertamanya,

a. penilaian prestasi yang dibuat haruslah menumpukan kepada kriteria-kriteria yang berkaitan dengan pekerjaan seseorang pekerja sahaja .

b. Jika ciri-ciri ini tidak dititikberatkan maka penilaian prestasi ini tidak akan membawa erti yang besar pada para pekerja dan organisasi.

c. Juga ia adalah sesuatu yang tidak adil.

2. Ciri-ciri Kedua

a. Jangkaan pencapaian atas pekerjaan ( performance expextation ) pekerja.

b. Maksudnya, apakah yang dijangkakan oleh pihak pengurus kapada setiap orang pekerjaanya.

c. Jangkaaan-jangkaan ini hendaklah munasabah dan di dalam kemampuan semua pekerja .

d. Ini bagi memberi keadilan pada pekerja dan bukan menjadikan penilaian prestasi sebagai satu cara mengkhianati pekerja.

3. Ciri-ciri Ketiga

a. Kaedah inipula ialah “ standardization ” .

b. Format penilaian prestasi mestilah sesuatu yang standard di mana ia handaklah sama dan dapat diterima oleh semua bahagian di dalam satu-satu organisasi .

c. Jika ciri ini tiada maka sistem penilaian satu-satu organisasi itu tidak akan diakui oleh pekerjanya sebagai sesuatu yang benar.

4. Ciri-ciri Ke-empat

a. Kaedah ini pula ialah penilai yang layak ( Qualified appraisers ) .

b. Penilai-penilai yang membuat satu-satu penilaian seharusnyalah seorang yang layak untuk membuat nilaian .

c. Kelayakan ini membawa maksud ia hendaklah seorang yang mengetahui selok-belok pekerja berkenaan dan Ia terlatih di dalam bidang berkenaan .

d. Pengetahuan seseorang ketua hendaklah secara langsung terhadap seseorang pekerja maka ini boleh dianggap dan diterima sebagai mempunyai kelayakan untuk membuat satu-satu nilaian terhadap pekerjaannya .

5. Ciri-ciri Ke-lima

a. Kaedah ini pula ialah komunikasi terbuka ( open communication ) .

b. Penilaian prestasi ini hendaklah menjadi satu cara di mana kedua-dua pihak dapat bertukar pandangan mengenai perkara-perkara yang dinilai .

c. Penilaian prestasi hendaklah menjadi suatu komunikasi yang terbuka di mana kedua-dua pihak dapat berbincang mengenai perkara-perkara yag dinilai.

d. Dan ini membawa maksud nilaian itu lebih tepat dan kedua-dua pihak berpuashati.

6. Ciri-ciri Ke enam

a. Kaedah ini ialah penilaian prestasi bercirikan “ Employee access to result ” .

b. Penilaian prestasi juga tidak semestinya ditujukan kapada pekerja-pekerja yang dinilai sahaja .

c. Pekerja-pekerja hendaklah diberi peluang untuk berbincang nilaian yang dibuat ke atas mereka dan ia boleh dicabar .

d. Di dalam kaedah ini ia akan membawa kebaikan di mana ia dapat mengelakkan seseorang ketua menjadi hakim semasa membuat sesuatu nilaian .

e. Sementara pekerja pula dengan cara ini dapat memperbaiki kelemahan yang dinilai oleh ketua mereka.

11. Dalam menjalankan proses penilaian prestasi , para pengurus atau penyelia tidak dapat mengelak diri mereka daripada pelbagai faktor persekitaran yang akan mempengaruhi proses penilaian yang akan dibuat .

12. Faktor-faktor ini dapat dibahagikan kapada dua iaitu faktor persekitaran luaran dan faktor persekitaran dalaman ( Mondy , 1990 : 389 ).

13. Faktor luaran yang akan dihadapi oleh organisasi untuk tujuan ini ialah seperti tenaga kerja , undang-undang dan peraturan , masyarakat , kesatuan sekerja , pemegang saham , saingan , pelanggan dan teknologi .

14. Perkara-perkara sama secara tersendiri atau bergabung , akan secara lansung atau tidak akan mempengaruhi tindakan pengurus atau penyelia dalam membuat penilaian prestasi.

15. Dengan sebab yang demikian para pengurus seharusnyalah mengenalpasti faktor-faktor ini dan membuat jangkaan terhadap kesan akan ditimbulkannya . ( Mondy , 1990 : 41 ) .

16. Sementara persekitaran dalaman pula merupakan beberapa faktor yang akan memberi kesan kapada pengurus sumber manusia dari dalam organisasi sendiri .

17. Faktor-faktor ini terdiri daripada “ mission ” iaitu tujuan dan sebab organisasi ditubuhkan , polisi , budaya korporat organisasi berkenaan . ( Mondy , 1990 : 54 ).

18. Proses penilaian prestasi bermula dengan mengenalpasti tujuan utama penilaian itu diadakan .

19. Tujuan ini mungkin untuk pembangunan sumber manusia atau mungkin mempunyai fokus terhadap perkara pentadbiran .

20. Apabila mengenalpasti tujuan ini maka satu penilaian yang spesifik bolehlah dibentuk dan tahap ( standard ) pencapaian akan ditentukan.

21. Selepas mengenalpasti tujuan penilaian ini , maka para pekerja hendaklah diberitahu tahap pencapaian yang harus dicapai oleh mereka .

22. Perkara ini boleh dibuat melalui kajian-kajian terhadap analisa kerja dan spesifikasi tugas.

23. Apabila pekerja mengetahui tahap mana yang harus dicapai oleh mereka , maka para pengurus atau penyelia akan membuat pemerhatian ke atas pencapaian kerja .

24. Kemudian akan menilai dengan membandingkan dengan tahap kerja yang telah ditetapkan terlebih dahulu .

25. Selepas penilaian dihantar, hasilnya akan diberitahu kapada para pekerja samada mereka telah mencapai tahap yang dikehendaki.

26. Di samping itu juga penyelia hendaklah menekankan semula keperluan-keperluan kerja kapada pekerja dengan harapan pekerja akan dapat memperbaiki sebarang kelemahan yang berlaku (Mondy , 1990 : 388 -389 ).

Teknik Penilaian Prestasi

1. Terdapat beberapa teknik atau cara yang sering dilakukan dalam membuat penilaian prestasi pekerja . Di antaranya ialah :

a. Skala pemeringkatan

1. Merupakan teknik yang tertua dan paling popular.

2. Teknik ini terbahagi kapada dua iaitu Skala Grafik dan skala berbagai Tahap.

3. Mc Cormik dan Tiffiar dalam bukunya Industrial Psychology ( 1975 ) , menyatakan dalam skala grafik seseorang penilai dikehendaki melakukan penilaian dengan hanya mencatat atau menanda di mana-mana tempat di atas satu garisan yang mewakili bidang penilaian ke atas sesuatu perkara mengikut penilaiannya .

4. Sementara Skala Pelbagai Tahap pula ia mengandungi beberapa kategori , biasanya di antara 5 - 9 .

5. Didalam skala Pelbagai Tahap ini juga terdapat keterangan ringkas bagi setiap kategori .

6. Penilai semasa membuat penilaian dengan memberi tanda pada ruangan atau tempat yang di sediakan bagi setiap kategori . ( Ariffin , 1985 : 130 ).

b. Sistem Perbandingan Personnel

7. Sistem ini dibuat dengan cara membandingkan seseorang individu dengan individu lain iaitu susunan pangkatan dan perbandingan berpasangan dan sistem Taburan Mesti.

8. Susunan Pangkatan ini dilakukan dengan menyusun individu-individu secara merit daripada yang tertinggi dan terendah berasaskan kretiria prestasi yang telah di tetapkan terhadap sesuatu unsure ( subjek ) , ( Sloan , 1983 : 224 ) satu cara yang agak mudah untuk membuat penilaian ialah dengan seorang yang diberi pangkatan yang paling tinggi dan seorang lagi yang paling rendah dalam satu kumpulan kerja .

9. Mereka akan dikeluarkan dari kumpulan tersebut , kemudian dipilih lagi seorang yang paling tinggi dan paling rendah prestasinya daripada baki dalam kumpulan tersebut . Begitulah seterusnya sehingga tiada lagi pekerja yang tinggal . ( Ariffin , 1985 : 131 ) .

c. Sistem berpasangan

1. Sistem ini memerlukan penilai membuat penilaian dengan perbandingan seseorang individu dengan setiap individu lain dalam satu-satu kumpulan iaitu dengan membandingkan :

· A dengan B B dengan D
· B dengan C B dengan E
· A dengan D C dengan D
· A dengan E C dengan E
· B dengan C D dengan E

Sekiranya terdapat ramai pekerja , formula berikut bolehlah digunakan :

· Bilangan Pasangan = n ( n - 1 )
2

· ( ‘ n ’ ialah bilangan pekerja yang ada )