NUR AUTO: MELAKSANAKAN SESI TAKLIMAT

Sesi taklimat merupakan satu bentuk komunikasi diantara ketua dengan pekerja. Taklimat seksyen biasa diberikan apabila terdapat informasi baru pihak pengurusan untuk disampaikan kepada pekerja-pekerja. Terdapat juga taklimat syeksyen yang boleh digunakan, apabila kita (penyelia) untuk menyampaikan idea-ide baru, supaya dapat meningkatkan produktiviti kerja. Antara perkara-perkara yang perlu ada untuk melakukan sesi teklimat adalah seperti berikut:-

1. Topik taklimat

2. Maklumat taklimat

3. Penonton sasaran

4. Kemahiran berkomukasi.

2.1 TOPIK TAKLIMAT

1. Bagi menetukan topik taklimat, kita mestilah menetapkan tajuk apakah yang hendak kita sampaikan.

2. Menetapkan objektif menyampaikan taklimat

3. Mencari isi-isi dan perkara-perkara tentang perkara yang hendak disampaikan.

4. Diakhir taklimat kita mestilah memberikan kesimpulan dari taklimat kita.

5. Pastikanlah obketif, isi-isi, perkara-perkara penting dan kesimpulan yang diberikan adalah jelas dan mudah difahami.

2.2 MAKLUMAT TAKLIMAT

1. Maklumat taklimat biasanya boleh diperolehi dari pihak pengurusan, perpustakaan, internet dan orang yang berpengamalan tentang topik tersebut.

2. Pastikan maklumat yang hendak disampaikan itu adalah sahih. Ini bertujuan supaya kita tidak menyebarkan khabar-khabar angin yang boleh mendatangkan unsur-unsur negatif.

3. Pastikan anda faham dengan lebih detail tentang maklmat topik bagi megelak anda tersalah memberi peneragan dan mengelakan kekeliruan.

4. Sekiranya maklumat diperoleh dari pihak pengurusan, dapatkan kepastian dan pengesahan dari ketua anda supaya topik dapat disampaikan dengan baik.

5. Pastikan soalan-soalan yang akan ditanya oleh penonton sasaran, anda boleh menjawabnya.

6. Sekiranya terdapat borang-borang yang berkaitan, sila tunjukkan kepada mereka agar mereka mengenal borang-borang tersebut.

7. Sekiranya maklumat berbentuk fakta, dapatkan sumber rujukkan untuk menyakin para penonton. Contohnya terdapat kerja lebih masa pada hujung minggu, tunjukkan memo rasmi dari pihak pengurusan tentang perkara itu.

2.3 PENONTON SASARAN

1. Sebelum kita melakukan taklimat seksyen, kenalpasti penonton sarsaran.

2. Terdapat pelbagai pendekatan dalam memastikan penonton sasaran antaranya ialah

a. Penonton cepat memahami – Biasanya pekerja-pekerja yang mempunyai kelulusan akedemik yang tinggi

b. Penonton sederhana untuk memahami – Biasanya pekerja-pekerja yang mempunyai kelulusan akedemik sederhana

c. Penontot yang lambat memahami – Biasanya pekerja-pekerja yang tidak mempunyai kelulusan yang tinggi.

3. Kita boleh mengesan tahap penonton kita dengan melihat latar belakang mereka.

4. Sekiranya taklimat yang diberikan adalah secara tergesa-gesa dan terdesak atas arahan dari pihak pengurusan, kita boleh menanyakan kepada para penonton adakah mereka faham, setiap kali anda melakukan penerangan.

5. Anda boleh menanyakan mereka tentang apa yang telah anda sampaikan. Dari sini, secara rawak, anda akan tahu tahap penonton anda.

2.4 KEMAHIRAN BERKOMUKASI.

1. Pastikan takliamat yang anda sampaikan, menggunakan basaha yang mudah difahami oleh semua golongan pekerja.

2. Pastikan anda tidak lari dari topik yang hendak disampaikan.

3. Pastikan anda membawa nota catatan penting, untuk rujukkan anda semasa taklimat, agar tidak tersasaran dari topik asal.

4. Pastikan masa yang diperuntukan pada anda dimanafaatkan dengan baik, contohnya sekiranya masa yang diberikan 30 minit, berikan masa seperti berikut;-

Pengenalan

1. Beri salam dan perkenalkan diri - 1minit.

2. Kaitan topik yang hendak disampaikan – 1 minit

3. Siasat pengetahuan penonton dengan menyakan soalan kepada 2 ke 3 orang penonton – 3 minit

Penyampaian

4. Menerangkan pengenalan tajuk yang hendak disampaikan – 1 minit

5. Menerangkan isi-isi dan perkara-perkara penting – 20 minit

Penutup

6. Kesimpulan - 2 minit

7. Sesi soal jawab – 2 minit

5. Sekerinya sesuai, gunakan LCD Projektor untuk membantu taklimat anda.

6. Sekiranya penontot duduk di kerusi, anda sentiasa bergerak supaya penonton mengikuti pergerakan anda.